5S管理知识百问百答(上)

 精益智慧     |      admin    |      2015-12-09 12:13:40    |      

1问:在推行5S活动中,切入点在哪里? 

答:因企业具体情况而异。笔者辅导的企业中,有一家从搞好员工的饭堂洗碗池及洗衣台环境开始,投入少量的资金整理好与员工利益切身相关的环境,拉近他们心理与"5S活动"的距离。另有一家从设备零配件仓库开始,在厂方的密切配合下,13天时间将此仓库改变为人见人叹的样板区。此两家企业的5S活动均取得巨大的成功。 

2问:在推行5S活动中,有没有先后次序? 

答:有,并且按步骤推行是非常重要的。反之,很可能因"推行"不当,造成许多阻力,事倍功半,甚至中途而废。按本书中所列步骤推进时,一定要视企业的情况,视推行中所遇到的问题进行调整,这样才能事半功倍,取得良好的效果。 

3问:没有过多的资金请顾问师来辅导推行,但这样往往5S活动就难以实施的很好,此种矛盾应如何解决? 

答:若没有一本既全面、有深度,又具有可操作性的关于5S活动推行的书籍可做参考,自己推行是件不容易的事情。此外,光有知识是不够的,较好地处理推行过程中遇到的问题是需要丰富的5S活动推行经验的。出于资金方面的考虑,请顾问师入厂讲课,自己推行,适当的时候请顾问师入厂指导几天,不失为一种可取的选择。 

4问:5S推行事务局的成员需要什么样的素质、水平、观念? 

答:事务局负责人要有威信,对5S活动的好处深信不疑,其他成员大部分是主要推行部门的领导,外加善于沟通的干事及文员。 

5问:如何轻松、愉快地推行5S活动? 

答:这不是一件轻松、愉快的事情,相反,是一件十分艰苦的工作。谁能够轻松、愉快提升一个人的品质?不过,合适的步骤、方法会使5S活动的推进相对顺利。 

6问:有何快捷、行之有效的方法推行5S活动? 

答:请有丰富经验的顾问师进行辅导是最为快捷的方法,至于"行之有效"之说,要据企业具体情况选用合适的方法及步骤。无法一言概之。   

7问:推行5S活动,应该从上往下推,还是从下往上推? 

答:从上往下。5S活动不是员工自发性的一项活动。 

8问:推行5S活动会不会给企业带来丰厚的利润?

 答:如果将问题改为"有效地推进5S活动会不会给企业带来丰厚的利润?"的话,回答是"毫无疑问"。 

9问:5S活动的导入可能会造成哪些误导?对企业机制会有何影响? 

答:从本书此篇的问答中,可以看出可能造成的误导非 常多,因此,找一本好书,或有丰富经验的顾问师讲课/辅导是很重要的。5S活动对企业机制没有坏的影响。 

10问:请问5S活动对所有公司都适用吗? 

答:对一切生产型企业都适合。当然,能否取得好成绩是有许多因素的。如最高领导是否有决心,推行人员是否有经验等等。

11问:5S活动在公司处于什么状况时开展最适合? 

答:一般说来,不要在大家被订单压得喘不过气来的生产旺季及无动摇军心的事情发生(如:重大人事变更)的时期均可。

12问:5S推行会不会造成浪费更多的时间在表面形式的管理上? 

答:花在"表面"上的时间,会有几倍,甚至几十倍的回报。 

13问:任何事物既有共性、又有个性。5S活动强调团体精神,要求所有员工秩序化、规范化,会不会形成墨守成规,影响个人的聪明才智的发挥?会不会限制个人的自由? 

答:不会影响个人聪明才智的发挥。5S活动只是要求对日常工作中"定型的部分"规范化,效率化。对需要发挥智慧的工作没有任何限制。至于是否限制个人的自由,那种只顾自己方便,不管别人是否方便,不顾整体利益的"自由"将会受到限制。我认为与其说限制了个人的自由,不如说是提升了人的品质,养成了依规定办事的良好习惯。当个人所追求的"自由"损坏到团队整体的提升时,这种人对团队来说是多余的。 

14问:5S活动对于生产管理是否可认为是"万能药"? 

答:不是。生产管理系统包含诸如定单管理、采购管理、仓库管理、制程管理、生产计划、进度控制等子系统,而5S活动是一项规范现场、现物,革除马虎之心,提升人的品质的基础工程,它并不专门去改变这些子系统。当然,5S活动的实施,客观上会对生产管理系统带来良好的影响。 

15问:5S活动能否覆盖企业所有的管理? 

答:全员都要参加5S活动,人的品质得以提升,工作更加有效率、工作品质更加有保障,从此意义上来讲,5S活动覆盖了企业所有的管理。   

16问:对于不能脱岗的班组长,怎样在生产过程中对部下进行5S考核? 

答:首先,不能脱岗的程度如何,若像某些设备操作岗位,离开一会没有关系的话,自然不定时的巡视就已可能,若像流水线上岗位一秒都不能脱岗的话,在生产过程中对部下进行5S考核就不可能了,此时应考虑由其他人员来进行考核。此外,应该注意的一点是:考核是多层次的,要结合车间、工厂的考核来进行综合评价。比方说,某某负责的区域在工厂组织的不定时巡视时被判定有欠点,将对该员工进行扣分处理。 

17问:请问有没有频临破产的企业通过推行5S活动而其死回生的?

答:5S活动会带来巨大的效果,但在频临破产时才想起要推行5S活动,恐怕已为时过晚。居安思危,建议在企业陷入困境之前,推行5S活动,强练内功,领先竞争对手一步。 

18问:"要"与"不要"的基准可由主管制定,若发生不适合某些岗位的情况怎么办? 

答:尽量与部下多沟通,制定出合理、可操作性强的基准。万一出现不合适条款,请尽快修正。

19问:5S活动包括五个方面,但最终在于素养,而素养的提高不是靠一些制度就能提高的,对于员工普遍素养较差的企业也适用吗? 

答:5S活动是"改变现场、提升人的品质"的一项活动,良好的素养就是通过5S活动而建立起来。笔者曾辅导过几家员工大部分都是小学文凭的企业,均取得良好的效果。 

20问:5S活动开展的同时,再配合些什么活动会更好些? 

答:5S活动本身是一项艰苦的工作,应该投入较多的精力。当然,在5S活动推行中,视情况配合一些诸如目视管理强化月、礼貌活动月、节约能源活动月等会使5S活动的推行取得更加满意的有形及无形的效果。

21问:5S活动的开展是否是建立企业文化的一部分? 

答:是。并且是非常重要的一部分。从身边的事做起,认真对待每一件事情,这样的团队无疑将成为一个"魔鬼军团" 

22问:5S活动能否使我公司产品扩大销路? 

答:品质提高、成本降低,服务变好,产品的销路扩大是可以期待的事情。 

23问:行销人员或外勤人员如何参与到5S活动中去? 

答:5S活动是基础工程,不是教导市场营销技巧、战略。不过,将拜访客户、促销等外出时必备的物品作成 "外出必备物品查核表",外出前逐项检查,保证你不会对客户说:对不起,某某东西忘带了。 

24问:一个新办的企业在初期招聘人才时,是否可以用5S的标准去衡量应聘者的人品? 

答:恐怕没有这样的标准。还是建议根据组织机构中岗位说明书的要求进行招聘。一个人的品质可以通过5S活动来加以改变。 

25问:为避免5S活动流于形式,应注意哪些方面的内容? 

答:5S活动一时做好容易,长期做好不容易。人的本性是"喜新厌旧",长期不变的"东西"会使人逐渐失去新鲜感,流于形式(仅仅应付而已)。因此,5S活动需要不断地创新、强化,如导入"目视管理强化月"等等。此外,在5S活动有很好的基础后,推行TPM(全面生产管理)不失为一个较好的选择。 

26问:5S活动不应该流于形式,当5S活动开展有一定基础后,如何让工人保持遵守规则的习惯?如何对工人进行习惯性的培养呢? 

答:一时的做好并不困难,而长期的坚持靠的是全体员工的素养的提高。一方面,在5S活动推行过程中,通过具体的改善事例让员工切实体会到5S活动给大家带来的好处,使其自愿地去做;另一方面,在5S活动有一定的基础后,通过各种强化月(如:目视管理强化月、礼貌活动强化月等)使得5S活动不断深化。 

27问:5S活动是一个长期的过程,许多企业往往难以善始善终,很容易流于简单的"卫生大扫除",应如何才能保证其顺利发展? 

答:流于简单的"卫生大扫除"的原因通常有3种:
1、 未真正了解5S活动的内容,将5S活动理解为"大扫除"。此种情况可考虑请人到 厂讲课。 
2、 推行方法不当或主要推行人员经验不足,不能及时解决出现的问题,导致大家产生 不了共鸣,最后以简单的"大扫除"来完成5S活动。此种情况可考虑适当的时候 请顾问师到厂辅导几天。 
3、 领导不重视或只是口头重视,需要他"拍板"的事情迟迟没有决定,导致大家无法 推行下去,最终以最轻松的"大扫除"来应付。此种情况需要想办法让领导去实 施得好的企业参观,使其认识到5S活动可能带来的巨大效益。 

28问:请问5S是否有重复之感?所谓的"清扫"、"清洁" 完全可以包含在"整理"、"整顿"中,如此便可简化为"3S"了? 

答:"清扫"的内容并不包含在"整理"、"整顿"中(请仔细阅读本书),"清洁"指的是靠标准化、制度化来维持以上3S的成果。一项大的工作要考虑有计划、按步骤的推行才会有良好的效果。5S活动也正是按此想法来进行的。 

29问:听说还有"6S"、"7S"? 

答:是的。有些企业在5S的基础上,根据自身生产特点,将安全(SAFETY)单独提出,成为"6S"。有些将持之以恒、坚信(日文均以S开头)等加以提出,成为"7S","8S"。不过,基础的东西仍然是5S。 

30问:请问在企业基础管理方面,除了5S活动外,是否有其它更好的方法? 

答:根据笔者的了解,我们国内企业最不足的就是企业的基础管理,一是太随意,各自有一套做法,或虽然有统一的规定但很少执行;二是工作太粗旷使得许多问题无法清楚的把握,根本谈不上不断改善、不断进步。5S活动是解决前者的良药。后者的解决方法敬请关注笔者的另一本书:现场管理实务。此外,除了5S活动外,笔者尚未发现其他更好的方法。就现场管理而言,笔者认为日本的现场管理方法比较适合东方人,韩国、台湾等东南亚国家十分推崇日本式的现场管理方法,这也是这些国家的商品品质能让人称道的原因。 

31问:5S活动与资源配置有何关系: 

① 科研、训练费用等等逐渐在企业的预算方案中占到一定的比例,5S活动长期开展下去,是否也应纳入预算范围? 
② 5S活动往往不能直接创造效益,如何更好地处理
5S活动与短期利益、长期利益的关系? 
答:①在管理较好的企业里,往往非常重视对费用预算的管理,5S活动中,视企业具体情况 有时可能需要一些投入,纳入预算范围较好。
②5S活动的推行只要合理的安排好工作时间,在顾问师的指导下短期内就能见效,无论对短期利益还是长期利益均有良好的影响,与短期利益及长期利益并不冲突。 

32问:公共范围是统一管理好,还是分开管理好? 

答:洗手间、饭堂、楼梯的公用区域建议统一管理。

33问:请论述5S活动与稳定品质、提高效益的关系? 

答:简单地说,凡事认真,革除马虎之心,加之大量"目视管理"的导入,自然会减少出错的可能性;良好的整顿,减少大量"寻找"的浪费,自然效率得以提升,此外,"定量管理"消除多余的物品,减少浪费,自然效益得以提高。 

34问:"管理技术"(编著:厦门福友企管--林荣瑞)123页最后一句:"5S活动就是要除去马虎,品质就会有保障",工作马虎可以引起品质问题,但影响品质除工作马虎外,还可能有很多因素,如何理解"保障"两字? 

答:影响品质的因素确实很多,5S活动虽然能除去马虎之心,养成凡事认真的习惯,但工作光有认真是远远不够的,工作方法也非常重要,因此,从绝对的意义上来说,我不赞同"5S活动就是要除去马虎,品质就会有保障"这句话。 

35问:怎样将5S活动很好地引入到除"生产与办公现场管理"以外的无形管理,以便更好地推动有形管理? 

答:"无形"指的是个人素养、企业文化、企业形象、企业精神等无形的东西,5S活动的推行,正是籍着对现场、现物规范、合理、细致的管理来提升人的品质,提高个人素养,创造一个非常乐意别人来参观的良好的企业形象,塑造一种追求完美的企业精神,同时5S活动培养人们说"具体话"、"办具体事",而非"大道理一堆,细致(重要)的工作都不做",也即是培养一种对现场来说非常重要的"共同的语言",这是企业文化建设的一部分。因此应该说5S活动通过对"生产与办公现场管理"的"有形管理"的意识的改变,更好地推动了公司的"无形管理"。当然,"无形管理"的变化反过来又有助于"有形管理"的进一步深化及长期展开。 

36问:家族、亲裙关系多,观念又较落后,对推行5S会有影响吗?怎么办好呢? 

答:有影响是肯定的,可以选择某个部门(此部门负责人有较好的观念,了解5S活动的好处)或某区域做为突破口,将实实在在的好处展现的公司领导面前,促使其下定决心,亲自都督,坚决推行5S活动。 

37问:在推行5S过程中,高层领导口头上很支持,但在实际过程中却并不太支持,怎么办? 

答:找机会安排领导们去实施5S活动效果显著的企业参观;或通过样本区域的实施,将效果充分的反映给领导,使其切实能体会到5S活动可能带来的好处。 

38问:5S的成败在于人的意识,如何去指导人的意识转变? 

答:此话不完全正确。领导对5S的认识及其决心,加上有效的教育与推行方法,将会改变"人的意识" 

39问:任何企业推行5S都可行吗?假如一家水泥厂,纯属粉尘多,环境恶劣的场所,要推行5S活动,想要保持职场干干净净,明明亮亮可行吗? 

答:笔者在日本一家生产复印机用碳粉的工厂研修企业管理一个月,其产品比水泥要细的多。几年前的照片显示设备上布满污垢,当笔者去时在机器上摸不到一点灰尘。而由于员工意识的改变,全员智慧得到发挥,几年下来收益是投入的十几倍! 

40问:如何理解"心态决定一切" 

答:当5S活动效果不理想,不从推进方法,自身努力上找问题,却说因为是员工来自全国各地,习惯差异大,不好推行,此种心态能期待有好的效果吗? 

41问:目视管理的实施会不会对其他部门产生不良的影响,不同意见怎么办? 

答:有可能,此时与相关部门的沟通是必须的。不过,通常说来,目视管理都会带来良好的效果,建议大量使用。 

42问:对办公室人员来说,整理、整顿、清扫的对象不仅是有形的东西。在信息社会里,电脑中的文件、网上摘录的信息也要加以整理、整顿,不要的加以消除,要的加以备份。 

答:说得非常正确。 

43问:是否对现场员工一定要看得很紧? 

答:否。通过一些多层次的考核来约束员工的行为。 

44问:如何有效地对现场员工进行教育? 

答:使用本书进行教育,或采用定点摄影的方法使其产生一种成就感,或集中力量做好一个样板区域,让员工们亲身体会到5S活动的好处。 

45问:5S与ISO9000有一定的具体区别,但通过ISO9000 后可以得到国际认证,国际上认可。而5S活动通过后,国际上对企业认可吗? 

答:通过ISO9000后可以得到有关机构的认证,大部分是国内机构作出的认证,国际上也认可。但遗憾的是有些机构只是为了赚钱,并不是真正地为企业提高管理水平,也有些企业申请认证的出发点只是为了有证书,以便装点门面,或获得能向欧洲等地区的出口的通行证。但他们似乎忘了市场竞争靠的是高品质、低成本、优质服务。既使有了"通行证",能否卖出产品是另一回事。笔者入厂讲课、辅导时,发现不少所谓通过了ISO9000认证的企业,现场管理水平很低,不合理、浪费、脏乱等不良现象到处可见。 
  至于5S活动,是一项长期、不断向上的活动,没有"5S活动已通过"这一说法,也没有机构对其进行认证,自然国际上也没有此方面的认可。但是,5S活动对企业来说确实是一项非常好的活动,能扎扎实实地提高企业管理水平,提升人的品质。 

46问:听了5S讲座,我的理解是从现场入手,注重方法和技巧,而ISO9000依据的是"质量手册"、"程序文件"、"作业指导书"等,实施5S后,这些程序文件、工作标准是否仍然需要? 

答:需要。5S活动对ISO9000制定的各类标准、指导书没有任何不良的影响,反过来,通过5S活动,工作会变的更加顺畅。 

47问:实施5S活动是否要做成大量的标准、资料 

答:必须做成的标准、资料的种类非常少 

48问:目视管理与ISO9000会不会在文件管理上有冲突?

答:完全没有冲突。 

49问:TPM更好,为何不直接做TPM,省去做5S呢? 

答:TPM是一种挑战自我、挑战极限的企业管理全方面的改善活动,是建立在5S活动基础上的,5S活动的基本意识都不具有的话,是无法推行TPM的。 

50问:TPM认证和ISO9000认证,两者间存在着何种关联? 

答:两者没有任何关系,分别由不同机构进行认证。ISO9000系列认证重点在于企业各部门品质保证体系的建立,而TPM活动的认证重点在于各部门改善的实绩、不断改善体系的建立及要求创建一个充满活力的工作环境。由于TPM是近3、4年才在国内一些企业开始推行,目前国内尚无TPM认证机构。

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